Каждый день мы отправляем и получаем письма. Бумажных писем становится все меньше, электронных писем все больше. Когда получаешь или отправляешь пару электронных писем в месяц то даже не обращаешь внимания на их оформление. Когда количество писем больше - то возникают определённые сложности, что за письмо, кому, от кого. В обычном, бумажном письме без этого никак, а электронные часто приходят "на деревню дедушке". А потом получаем претензии, почему мы не получили письмо. Так и хочется у отправителя поинтересоваться, если б они письмо с таким оформлением отправили почтой и оно бы пропало, кому были бы претензии ))). Зато, оказавшись получателем таких писем, стараюсь всегда по- максимуму оформлять корреспонденцию. И то письма куда-то пропадают.
Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ). Обращение к человеку вы же с приветствия начинаете, и тут так же.
Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Поле «Тема» — это первое, что видит адресат, получив Ваше письмо. Используйте этот факт и сразу настройте адресата на Вашу тему. Как - то получили паспортные данные, чьи, кому, зачем ))))
Сообщайте адресату о получении его письма.
В деловом мире считается хорошим тоном проявлять уважение к партнерам и коллегам: информирование о получении письма – часть письменного делового этикета.
Отвечайте по возможности оперативно (т.к. электронная почта – средство оперативного общения). Если по каким-то причинам сразу ответить не удается – сообщите адресату, что Вы получили его письмо и тут же укажите время последующего ответа.
Помните: психологически критическая временная граница ответа — 48 часов после его получения. По истечении 48 часов (если не установлена функция автоответчика) адресат начинает думать, что письмо утеряно или оставлено без внимания.
Задержка с ответом – это всегда риск потерять клиента, заставить волноваться партнера и просто нарушение деловых этических норм.
В конце каждого письма обязательно помещайте блок контактной информации.
Не допускайте случаев, когда Ваши телефоны и должность указаны только в первом письме.
Используйте функцию запроса о получении письма адресатом.
При помощи этого приема Вы избавитесь от необходимости догадываться: дошло ли Ваше письмо? Прочитано ли оно? А если письмо очень важное лучше перезвонить и спросить.
При ответе на письмо клиента/партнера сохраняйте историю переписки. Не начинайте ответ как новое сообщение! А то сидим потом и думаем, что это и к чему
Комментариев нет:
Отправить комментарий